Система эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости SVISITOM

Руководство по настройке и эксплуатации веб сервиса svisitom.ru модуля «Эксплуатация и обслуживание»

Содержание

Назначение модуля “Эксплуатация и обслуживание” в сервисе svisitom.ru
Блок «Настройка объекта»
Блок «Мой профиль»
Модуль «Эксплуатация и обслуживание»

Назначение модуля “Эксплуатация и обслуживание” в сервисе svisitom.ru

Модуль «Эксплуатация и обслуживания» на портале svisitom.ru - современное решение для управления процессами технических осмотров инженерных систем, общественного имущества и помещений, организации планово-предупредительных ремонтов, диспетчеризации службы эксплуатации по сбору и обработке сервисных обращений, тревожных сигналов о нарушении порядка или неисправностях на объекте.

Для работы с веб сервисом Главному инженеру, Главному энергетику или начальнику Службы эксплуатации понадобится компьютер с подключением к сети интернет. Исполнителю заданий или Заявителю понадобится лишь смартфон для чтения QR кода. Специального оборудования, дорогостоящего ПО и особой квалификации для наладки сервиса не требуется.

Блок «Настройка объекта»

Создание учётной записи

Для начала пройдите регистрация в сервисе svisitom.ru. Заполните веб форму регистрации нового Пользователя, указав свои имя, фамилию и e-mail. Получите по эл. почте Секретный Код и подтвердите свой e-mail адрес. Войдите в Сервис под вашей учётной записью. Обязательно дозаполните свой профиль и добавьте фотографию. Это упростит пользование сервисом Вам и Вашим коллегам. Не беспокойтесь, персональная информация надёжно скрыта от третьих лиц и доступна только Вам, в соответствии с Законом ФЗ №152 о защите персональных данных.

Система эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости SVISITOM

Регистрация объекта

Кнопка «Регистрация объекта» находиться на главной странице сервиса и дублируется в разделе трей, под иконкой похожей на ячейки вверху справа, кликом по ней открывается подменю с кнопкой «Регистрация объекта» кликом на которую вы перейдете в веб форму добавления объекта.

Далее введите название объекта, его доменное имя будет добавлено автоматически. Система распознает вашу геопозицию и отобразит её и ваш объект, соответственно, на карте.

Альтернативно объект можно найти, задав описания объекта и его адрес в строке поиска. Двойным кликом в точку объекта на карте почтовый адрес будет уточнен автоматически.

Кликом «Продолжить» перейдите в раздел настроек объекта.

Для лучшей узнаваемости и удобства добавьте фото вашего объекта, кликнув на иконку «+» (выделено красной рамкой), появится окно загрузки изображения.

Раздел «Информация»

В разделе «Информация» отображены данные об объекте, которые можно изменить или дополнить при необходимости, такие как:

Название объекта;
Адрес в интернете;
Тип объекта – выбор наиболее подходящего типа объекта из списка;
Описание;
Владелец – пользователь создавший объект;
Параметры публикации – может быть скрыт от поиска внутри сервиса svisitom.ru. (Не актуальная настройка при развертывании сервиса на сервере Заказчика);
Тарифный план – доступность функционала согласно при обретенной подписке. (Не актуальная настройка при развертывании сервиса на сервере Заказчика);
Контактная информация – адрес объекта, доступно к редактированию.

Раздел «Настройка оповещений»

Для перехода в раздел, кликните вертикальное троеточие и выберите «Настройка оповещений». Для рассылки уведомлений с объекта необходимо отметить чек боксы напротив нужного уведомления.

Важно! Отправление Оповещений пользователям настраивается в настройках Объекта. Получение Оповещений пользователем настраивается персонально в разделе «Мой профиль» каждого Пользователя. Т.е. действует правило- чтобы коммуникация между Объектом и Пользователем работала необходимо включить отправку Оповещений с Объекта и включить их получение Пользователем.

Раздел «Дополнительные настройки»

Для перехода к разделу необходимо кликнуть на вертикальное троеточие и выбрать раздел «Дополнительные настройки».

В разделе будет отображен следующий параметр, который позволит добавить необходимые метки, гибко настроив значения, с помощью интуитивно понятного интерфейса.

Раздел «Адресаты»

Адресатами в сервисе названы логические субъекты, например, арендаторы помещений объекта, самостоятельные подразделения предприятия в том числе отделы и департаменты и т.д.

Для добавления нового «Адресата» необходимо, кликнуть по кнопке «+ Добавить», далее отобразится веб форма для заполнения:

Названия;
Описания.

После сохранения карточка Адресата доступна для настройки.

Для удобства поиска добавьте фото адресата, например, логотип департамента.

Для добавления расположения/помещения кликом по кнопке “Добавить” или по иконке “+” перейдете в веб форму с выбором расположения/помещения по списку или создания нового расположения/помещения и его автоматического прикрепления к Адресату.

Для добавления персонала в Адресат, необходимо кликуть по кнопке “добавить” или по иконке “+”, далее отобразится веб форма для заполнения:

Строка для ввода e-mail пользователя – на указанный электронный адрес придет уведомление-приглашения для регистрации в сервисе;
Назначение функциональной роли – в зависимости от задач, которые выполняет пользователь на объекте – присваивается нужная функциональная роль:
- Ответственный – управляет пользователями, имеет доступ к настройке автосогласованиия внутри своего Адресата, загружает пропуски с помощью Excel-таблицы;
- Сопровождающий - встречающий и сопровождающий посетителей;
- Принимающий – подает заявки на пропуск, согласовывает данные указанные в заявке, редактирует выпущенный пропуск;
- Согласующий - может быть, как самостоятельной, так и комбинированной. Присвоение данной функциональной роли обязывает сотрудника согласовывать заявки на пропуск внутри АДРЕСАТА. В случае отсутствия функциональной роли “Согласующий” в АДРЕСАТЕ, согласование проходит автоматически.

Все функциональные роли в сервисе свободно комбинируются друг с другом и позволяют подавать сервисные обращения из личного кабинета пользователя.

Раздел «Расположения, помещения»

Расположением, помещением в сервисе названы, например, офис, зал, место общественного пользования, служебная или гостевая парковка, приемная, конференц-зал и т.д.

Для добавления нового «Расположения, помещения» перейдите в раздел, кликом по кнопке «+ Добавить», отобразится веб форма для заполнения:

Названия расположения, помещения;
Описания;
Адресат - опционально, можно сразу закрепить расположение, помещение за Адресатом, выбрав необходимый из списка.

Для удобства поиска добавьте фото вашего расположения, помещения, например, изображение офиса, инженерной установки, области обслуживания и т.д.

Важно! QR-код привязанный к данной локации генерируется кликом по соответствующей иконке в правом верхнем углу (выделено красной рамкой). Данный qr-код позволяет оперативно подать сервисное обращение пользователем, отсканировав его. Так же служит быстрым фильтром для сотрудника «Исполнителя», отображая после сканирования все текущие сервисные обращения, назначенные на него по данной локации.

Скопировать текущую карточку с помещением можно кликнув на соответствующую иконку в правом верхнем углу (выделено красной рамкой).

Признаки – аналог хэштегов, служит для структурирования и карегоризирования Расположений, по которым в поисковом фильтре можно будет быстро найти расположение, помещение.

Перейдя к выбору адресата - кликом по иконке “+” Адресату доступному из списка может быть присвоено данное расположение, помещение.

Ниже доступно поле с возможностью задать конфигурацию типов обращений, которые будут доступны для подачи пользователем, в данной локации. Кликом «Создать конфигурацию», отобразится веб форма для выбора типов обращения, которые заранее должны быть созданы и настроены в разделе «Типы обращений»:

Проставив чек-боксы и выбрав необходимую конфигурацию, кликом «Сохранить» список выбранных типов обращений будет доступен для пользователей локации.

Так же возможно скопировать конфигурацию из другого помещения, кликом по кнопке «Копировать конфигурацию из другого помещения».

После настройки конфигурации типов обращений, в карточке ниже появится поле «Периодические задачи», которое позволяет настроить поступление сервисных обращений по расписанию, для этого необходимо кликом «+Добавить», перейдя в веб форму указать дату первоначального поступления, задать периодичность и выбрать нужный тип обращения, кликом «Сохранить» сервис будет автоматически отправлять данное сервисное обращение в указанное время, через заданный период в сервисную службу.

При необходимости, можно удалить периодическую задачу или деактивировать, убрав чек бокс с поля «Активна».

Раздел «Типы обращений»

В терминологии сервиса svisitom.ru под типами обращений понимаются справочники работ, осмотров и ремонтов, которые могут быть доступны на объекте для организации подачи сервисных обращений от пользователей, настройки плановых осмотров и ремонтов.

Перейдя в раздел «Типы обращений» будет отображен список ранее добавленных справочников и инструмент для создания новых.

Поисковая строка служит для поиска справочников и для создания новых, для этого необходимо вести название справочника, выбрать тип «Работа» или «осмотр» проставив в нужный чек бокс и сохранить кликом по иконке «Дискета». Созданная карточка отобразится первой в списке.

Важно! Для создания базы справочников, можно использовать Excel-файл предзаполнив его согласно шаблону и загрузив в сервис. Так же базу справочников можно выгрузить в таблицу Excel. Данные функции доступны кликом по вертикальному троеточию (выделено красной рамкой) и выбора необходимого действия.

Настройки каждой карточки с типом обращений разбиты на несколько блоков, таких как:

Добавление мнемоника – кликом на миниатюру в карточке, можно добавить необходимый мнемоник, для удобства;
Основная информация:
o Название – название данной карточки со справочником работ/ осмотров;
Параметры подачи обращения:
- Тип обращения – работа или осмотр, доступны для изменения после создания карточки;
- Подача обращения доступна для – в данном поле назначаются группы пользователей, которые могут подать данный тип сервисного обращения;
- Поля подачи обращения – настройка полей, которые могут быть доступны для опционального заполнения пользователем, перед отправкой сервисного обращения;
- Текст на подпись заявителю – заполняется необходимое уведомление, которое будет отображено заявителю перед отправкой сервисного обращения. Работает только при проставленном параметре «Подпись заявителя» в предыдущей настройке;
- Составное обращение – проставленный чек бокс данного параметра позволяет собрать все разновидности типов обращений внутри данной карточки в единый чек-лист;
Параметры выполнения работы/осмотра:
- Брать работу без согласования руководителя – при поступлении сервисной заявки с данным типом обращения, исполнитель сможет инициативно взять работу на себя, не дожидаясь распределения руководителем;
- Плановое время выполнения (в часах) – время, за которое должна быть выполнена работа или осмотр, при настроенном параметре, данное количество часов будет автоматически присвоено при указании даты начала выполнения руководителем;
- Плановое выполнение (мин.) – аналогично предыдущей настройке.
- Параметры сдачи работы/ осмотра:
- Сдать работу без согласования руководителя – по факту выполнения работ по сервисной заявке с данным типом обращения, заявка в автоматическом режиме будет переведена в статус «Архив» без согласования руководителем;
- Фотоотчет по выполнению – система будет требовать в обязательном порядке приложить фотографию выполненной работы;
- Требовать подпись заказчика/ заявителя – система будет требовать в обязательном порядке подпись заявителя к карточке с выполненной работой;
Документы – позволяет приложить регламент выполнения работ, инструкцию или любой другой документ в формате PDF, который отображаться для исполнителя при поступлении сервисного обращения;
Руководители – позволяет назначить профильного руководителя по данному типу обращения, пользователь, указанный в данном параметре не будет видеть другие типы обращений кроме этого и не будет доступен для распределения на другие виды работ/ осмотров по иным типам обращений. Руководитель может быть не закреплен как за одним, так и за несколькими типами обращения;
Исполнитель - позволяет назначить профильного исполнителя по данному типу обращения, пользователь, указанный в данном параметре не будет видеть другие типы обращений кроме этого и не будет доступен для распределения на другие виды работ/ осмотров по иным типам обращений. Исполнитель может быть не закреплен как за одним, так и за несколькими типами обращения;
Разновидности типов обращений – позволяет добавить подзадачи второго уровня по данному типу обращения, для создания чек-листа или раздельных, независящих друг от друга работ (пр. Тип обращения – Электрика, подзадачи к нему - замена розетки, замена лампочки, замена проводки и т. д. ). Процесс создания подзадач и их настройка – аналогичны созданию карточки с типом обращения.

Раздел «Сотрудники объекта»

В терминологии сервиса «Сотрудники объекта» — это пользователи, занятые на объекте поддержанием административного порядка, выполнением ремонтов/ осмотров, безопасностью и т.д.

Для добавления «Сотрудника» необходимо кликнуть по кнопке «+ Добавить», отобразится веб форма для заполнения:

Строка для ввода e-mail пользователя – на указанный электронный адрес придет уведомление-приглашения для регистрации в сервисе;
Назначение функциональной роли – в зависимости от задач, которые выполняет пользователь на объекте – присваивается нужная функциональная роль:
- Управляющий – доступ ко всем разделам сервиса, настройка объекта, добавление сотрудников, создание адресатов и организация тех. процессов;
- Исполнитель – выполнение назначенных сервисных обращений;
- Руководитель – контроль, распределение, планирование и управление сервисными обращениями.

Все функциональные роли в сервисе свободно комбинируются друг с другом.

Раздел «Приглашения сотрудников»

В данном разделе отображены все отправленные приглашения с отображением информации:

Кто пригласил;
Когда (дата/время);
Какая функциональная роль была назначена;
Когда приглашение было принято и пользователь зарегистрировался в сервисе.

Раздел «Стол проката»

В данном разделе можно добавить предметы или ключи, добавить необходимых пользователей, которые будут иметь доступ к этим предметам.

В карточке с предметом назначаются пользователи, у которых будет доступ к данному предмету.

Чтобы поставить отметку о том, что пользователь взял предмет, необходимо отсканировать личный qr-код, расположенный в разделе «Мой профиль». Факту сдачи, так же фиксируется сканированием личного qr-кода пользователя, при этом в журнале отобразится информация о времени нахождения предмета у пользователя.

Раздел «Объявления»

В данном разделе можно создать и сделать групповую рассылку объявления, выбрав группу получателей из сотрудников и/или персонала адресатов.

Кликом по кнопке «+ Создать» будет создано объявление, в котором необходимо заполнить:

Заголовок;
Основной текст объявления;
Выбрать группу получателей – это могут быть как сотрудники объекта, так и персонал адресатов.

Блок «Мой профиль»

Раздел «Мой профиль»

В разделе «Мой профиль» указана вся информация о пользователе сервиса svisitom.ru. Для добавления фотографии необходимо навести курсор на круг в центре и кликнув по знаку «+», перейти в окно загрузки изображения.

Для просмотра личного qr-кода пользователя, необходимо кликнуть на соответствующую иконку (выделено красной рамкой).

Раздел «Мои данные»

В этом разделе заполняется следующая информация о пользователе:

Основная информация – ФИО;
Контактная информация – телефон, электронный адрес;
Место работы;
Идентификатор – присваивается автоматически;
Документы – паспортные данные или любой другой необходимый документ;
Транспорт – ГРЗ.

Важно! Для полноценной работы уведомлений в сервисе, необходимо подтвердить адрес электронной почты. По клику «Подтвердить», на почту поступит письмо с секретным кодом, а в сервисе появится веб форма с полем для ввода секретного кода. По факту получения кода, необходимо ввести его в соответствующее поле и кликнуть «Подтвердить».

Раздел «Оповещения»

Настроить оповещения можно кликнув по кнопке и перейдя в веб-форму, проставить флажки в нужных чек-боксах, для получения необходимых уведомлений.

Раздел «Мои объекты»

Раздел «Мои объекты» просмотреть и перейти ко всем объектам, которые доступны Вам как сотруднику объекта или персоналу адресата.

Раздел «Все заявки на посещение»

Раздел «Все заявки на посещение» позволяет просмотреть и перейти ко всем созданным Вами заявкам на пропуск, а также создавать новые.

Раздел «Мои пропуска»

Раздел «Мои пропуска» позволяет просмотреть и перейти ко всем созданным вами пропускам. Если пропуск активен, то можно зарегистрировать вход или выход.

Раздел «Мои приглашения»

Раздел «Мои приглашения» отображает входящие и исходящие приглашения. Для детального ознакомления с приглашением и его статусом необходимо перейти в карточку приглашения, кликнув по ней.

Раздел «Мои точки прохода»

Раздел «Мои точки прохода» отображает все двери, ворота, калитки, доступные для пользователя. Для того, чтобы открыть необходимую дверь, нужно кликнуть по кнопке «Открыть».

Раздел «Объявления»

В разделе «Объявления» отображены все полученные объявления, с доступных объектов.

Изменения пароля и выход из учетной записи

Для того чтобы сменить пароль для учетной записи, кликните по кнопке «Сменить пароль».

В появившейся веб форме введите старый пароль, затем новый и кликните кнопку «Сохранить».

Для выхода из учетной записи кликните по кнопке «Выйти» (выделено красной рамкой).

Модуль «Эксплуатация и обслуживание»

Для начала работы с модулем «Эксплуатации и обслуживания» необходимо настроить сервис svisitom.ru добавив расположения/ помещения, создать и настроить типы обращений, добавить сотрудников и назначить функциональные роли.

Порядок подачи сервисной заявки (обращения) пользователями svisitom.ru

Подача нового сервисного обращения доступна как при сканировании QR-кода расположенного в помещении, так и с помощью интерфейса сервиса svisitom.ru.

Кнопка «Новое обращение» находится на главной странице объекта в виде иконки «+», кликом по которой вы перейдете к форме выбора необходимой локации.

Для быстрого нахождения нужного помещения можно воспользоваться поисковой строкой или преднастроенными фильтрами. Выбрав нужное помещение, откроется список доступных типов обращений для подачи в сервисную службу.

Выбрав необходимый тип обращения и заполнив указанные поля, кликом «Отправить» – сервисное обращение поступит в раздел «Сервисная служба» с уведомлением всех профильных пользователей.

Также подать сервисное обращение можно из раздела «Сервисная служба» кликом по кнопке «+ Новое обращение».

Раздел «Сервисная служба»

В разделе «Сервисная служба» отображается основной дашборд с созданными электронными сервисными обращениями, помимо основной таблицы здесь расположен следующий функционал:

Поисковая строка;
Сортировка по отображению;
Настройка фильтров, в т. ч. временной период, статус сервисного обращения, фильтры, метрики;
Счетчик отображенных сервисных обращений;
Создание нового сервисного обращения;
Изменение отображения с табличного вида в канбан;
Выгрузка в Excel-таблицу информации, согласно настроенным фильтрам;
Карточки с сервисными обращениями.

Настройка фильтров

Удобно и быстро найти нужное сервисное обращение можно с помощью преднастроенных фильтров. Для настройки, необходимо кликнуть на блок «Фильтры» - выбрать появившуюся строку с фильтром, переименовать, в открывшемся поле выбрать параметр, по которому проводить фильтрацию – задать значение.

Настройка метрик

Отобразить оперативную информацию по сервисным обращениям можно с помощью преднастроенных метрик. Для настройки, необходимо кликнуть на блок «Статусы» - выбрать появившуюся строку с нужным статусом, в открывшемся поле выбрать нужный чек бокс. Под выбранным статусом отобразятся выбранным значения. При наведении курсора на данные значения, будет отображена развернутая форма значений с пояснением.

Работа с карточкой сервисного обращения «Руководитель»

При поступлении сервисного обращения, руководителю поступает уведомление и в режиме реально времени отображается карточка в разделе «Сервисная служба», чтобы управлять данной карточкой предусмотрено подменю, которое открывается кликом по вертикальному троеточию, внутри следующие параметры (рис.1):

Назначить исполнителя – выбор необходимого исполнителя, для выполнения данной работы или осмотра. При выборе исполнителя, справа от его имени будет отображен числовой показатель – количество сервисных обращений, назначенных на него.
Запланировать – выбрать дату и время начала выполнения сервисного обращения. Если в настройке типа обращения задано плановое время выполнения, время окончания проставится автоматически.
Отклонить – отменить сервисное обращение, при этом заявителю поступит уведомление о том, что его заявка отклонена.
Форма Word – позволяет при необходимости выгрузить карточку с сервисным обращением в формат word для возможности распечатать передать исполнителю бумажный вариант сервисного обращения.
Важно! По факту начала работы исполнителем, у руководителя появится доп. параметры в подменю:
Факт начала – позволяет в ручном режиме проставить фактическое время начала выполнения работы или осмотра;
Факт конец – позволяет в ручном режиме проставить фактическое время окончания выполнения работы или осмотра.

Так же есть возможность установить заранее преднастроенные метки, кликом по кнопке «+ Метки». Таким образом можно уточнить приоритет обращения и т.д. (рис. 2).

Помимо этого, можно перейти внутрь карточки с сервисным обращением, для просмотра детальной информации.

По ходу работы с карточкой сервисного обращения, в блоке «Активность и комментарии» будут отображаться все действия по сервисному обращению, с указанием даты, времени, пользователя. Так же можно оставлять комментарии, фотографии и обсуждать технические вопросы. При необходимости можно ограничить отображение переписки для заявителя, проставив чек бокс с параметром «Скрыть комментарий для заявителя». Каждый комментарий сопровождается уведомлениями.

Работа с карточкой сервисного обращения «Исполнитель»

При назначении сервисного обращения, исполнителю поступает уведомление и в режиме реально времени отображается карточка в разделе «Сервисная служба», чтобы упростить процесс работы с карточкой, предусмотрено всего несколько кнопок:

Начать работу – при клике раскроется чек-лист для выполнения, начнет отсчет затраченного времени на выполнение сервисного обращения, статус сервисного обращения сменится на «В работе» (рис. 1);
Приостановить – при клике остановится подсчет времени;
Выполнить – отметка о выполнение подзадачи, при этом изменится счетчик подзадач со статусом «Выполнено» (рис. 2);
Замечание – при клике откроется веб форма для добавления комментария и прикрепления фото. При этом изменится счетчик подзадач со статусом «Замечание» (рис. 3).

Помимо этого, исполнитель также может перейти внутрь карточки и оставить необходимые комментарии в блоке «Активность и комментарии».

Раздел «Учет рабочего времени»

Просмотреть журнал рабочего времени по каждой сервисной заявке можно перейдя к журналу учета времени, кликом по вертикальному троеточию на кнопке «Сервисная служба» (выделено красной рамкой).