Система приёма и управления заявками

Веб-сервис приема заявок и обращений на сервис и ремонт. Электронная диспетчерская, в т.ч. для предоставления платных услуг. Help desk системы особенно востребованы для автоматизации количественного и качественного контроля подрядчиков.

Рассчитать стоимость

  • Регистрация и учет обращений пользователей.
  • Планирование и контроль выполнения этапов работ.
  • Автоматическое распределение задач в сервисной службе.
  • Рамещение заказ-нарядов у подрядных организациям.
  • Планирование и анализ загруженности специалистов.
  • Отчеты исполнителей с оценкой заявителем качества обслуживания.
Начать в 3 шага
Настройка онлайн диспетчерской
  • Добавить Объект, Помещения, Руководителей, Исполнителей.
  • Загрузить и настроить справочник типовых обращений на услуги, ремонты, работы.
  • Завести чек-листы для каждого вида работ
  • Изготовить и разместить таблички с QR-кодами по Помещениям и Оборудованию.
Подача обращения в сервисную службу
  • По факту неисправности или нарушения порядка заявитель подает Обращение на сайте или считав QR-код с помощью смартфона.
  • При заполнении веб-формы заявитель добавляет фото и комментарий к своему Обращению.
Отработка обращения
  • Система автоматически уведомляет профильных специалистов по SMS, PUSH, E-mail и пр.
  • Руководитель или системный алгоритм назначает Исполнителя с уведомлением всех участников процесса.
  • Исполнитель выполняет работы этапами по онлайн / оффлайн чек-листу
  • Заявитель следит за этапами выполнения работ по обращению. Получает уведомление об окончании и оценивает работу.
Функциональные роли
Проблематика сервисной службы
Частые проблемы
  • Единственная возможность обращения арендаторов, собственников в службу эксплуатации по телефону ограничена часами работы диспетчера.
  • Качество приёма и обработки заявок существенно зависит от квалификации и мотивации диспетчера.
  • Учёт поступления и выполнения заявок на бумажном носителе исключает возможность оперативного контроля, анализа данных и сбора статистики.
  • Невозможно систематизировать постановку задач исполнителям. Информация рассеивается в устных коммуникациях, на планерках, по телефону, в мессенджере.
  • Отсутствует контроль загрузки исполнителей. Календарный план работ корректируется вручную.
  • Отсутствует контроль за временем выполнения работ сотрудниками.
Наше решение
  • Сокращается время на коммуникации пользователей.
  • Ускоряется обработка заявок онлайн.
  • Повышается качество работы службы эксплуатации.
  • Оптимизируются процессы управления сервисной службы.
  • Снижается время простоя оборудования и инженерных систем на объекте.
  • Экономия на персонале, линейных деспетчерах.
Поможем внедрить!
  • Заинтересовались преимуществами современных веб-технологий, но затрудняетесь начать? Воспользуйтесь нашей помощью по внедрению и устраните острые проблемы. По необходимости наращивайте функционал веб-сервиса СВИЗИТОМ. Заполните форму заявки на ПРОМО доступ. Укажите профиль компании и то, что необходимо срочно исправить.
  • Наш специалист свяжется с Вами и согласует время видеоконференции в удобном для Вас веб-сервисе TEAM, SKYPE, ZOOM и пр. На примере профильного Демо-объект мы продемонстрируем решение и предоставим доступ к системе для самостоятельного изучения.
  • Следующим шагом мы поможем настроить систему СВИЗИТОМ на Вашем объекте. Сообщите нам о готовности создать цифровой двойник объекта и наполнить его функционалом, изготовить и распределить по помещениям таблички с QR-кодом для подачи сервисных обращений пользователями, сотрудниками.
Отличия нашего веб-сервиса
Доступность облачных веб сервисов
Доступность облачных веб-сервисов по подписке в сети интернет (SaaS) или для установки на оборудовании и домене заказчика с ограничением выхода в интернет.
Гибкая интеграция на уровне API
Гибкая программая интеграция с информационными системами 1С, ERP, СКУД, АСУ, SCADA на уровне API. Аппаратная интергация ViPORT для обмена данными и управления оборудованием Объекта по LAN, WiFi, ZigBee.
Построение системы на базе офисных ПК
Построение системы на базе офисных ПК и мобильных устройств с интернет браузером силами рядовых офисных сотрудников, только текущие расходы (OpEX), без капитальных расходов (CaPEX). 
Соответствие требованиями ФЗ-261, ФЗ-152
Соответствие требованиями ФЗ-261, ФЗ-152, о персональных данных, ПП 272 о мерах противодействия терроризму. Снятие с администрации Объектов рисков нарушений ФЗ.
Управление распределёнными объектами
Управление распределёнными объектами, филиальной сетью из единой учётной записи. Кроссплатформенность и системная универсальность.
Еще компоненты svisitom.ru

Как работает наша Help Desk система

Каждый управляющий заинтересован в отлаженной и эффективной работе своей сервисной службы. Равномерная загруженность специалистов плановыми ремонтами и работами по сервисным обращениям, информирование Заявителей о ходе выполнения своей заявки и обеспечение возможности мгновенной обратной связи - приоритетные задачи в организации работы сервисной службы. Сотрудники должны иметь удобный доступ к технической документации, четкие инструкции и план выполнения каждой работы.

Настройки веб-сервиса svisitom.ru предусматривают различные варианты и уровни сложности организации онлайн диспетчерской. Ниже приведён один из возможных сценариев:
1. Управляющий маркирует помещения и оборудование табличками QR-кодов. Каждый QR-код содержит информацию о привязанном к нему помещении или оборудовании и справочник определённых типов обращений, каждому из которых назначен профильный специалист.
2. Арендаторы, жильцы, сотрудники предприятия наводя смартфон на QR-code оказываются в виртуальной диспетчерской подачи обращения. Пользователю ПК будет удобнее подать обращение через веб-сервис svisitom.ru, выбрав свой объект и причину обращения в окне браузера.
3. При подаче обращения у Заявителя есть возможность добавить комментарий, сделать одну или несколько фотографий. Некоторые типы обращений предусматривают собственноручную подпись Заявителя при подаче (пальцем на экране смартфона или touchpad).
4. По факту подачи обращения профильный исполнитель немедленно получает оповещение и прибывает к месту оказания услуги или выполнения работы, при необходимости воспользовавшись модулем СКУД СВИЗИТОМ для открывания дверей на пути к цели.
5. У Исполнителя работ есть возможность воспользоваться технической документацией, справочниками и инструкциями в мобильном приложении.
6. При затруднении выполнения работы Исполнитель оперативно оповещает руководителя, фотодокументирует причину, получает инструкции или приостанавливает работу и может быть переназначен. По окончании работ сотрудник фотоотчитывается и опционально ставит электронную подпись.